Kostenloser Rechnungsgenerator

Was ist ein Rechnungsgenerator?

Ein Rechnungsgenerator ist ein Tool, das deine Geschäftsdaten, die Daten deines Kunden und eine Liste von Leistungen in eine sauber gestaltete Rechnung verwandelt, Summen und Steuern berechnet und sie als PDF exportiert, das du verschicken kannst. Er ersetzt das Gefummel mit einer Word- oder Tabellen-Rechnungsvorlage, bei der die Summen kaputtgehen, sobald du eine Zeile hinzufügst.

Dieser kostenlose Rechnungsgenerator ist für Freelancer, Creator und kleine Unternehmen gemacht, die eine Handvoll Rechnungen im Monat verschicken: Markenkooperationen, Design- oder Schnittaufträge, Coaching-Sessions, Beratungstage. Er braucht kein Konto, kostet keine Monatsgebühr und hat kein Limit bei der Anzahl der Rechnungen.

Was eine Rechnung enthalten muss

Die genauen gesetzlichen Anforderungen unterscheiden sich je nach Land, aber fast jede Steuerbehörde und jeder Kunde erwartet Folgendes. Die rechte Spalte zeigt, wo du jeden Punkt im Tool einträgst.

Rechnung erstellen, Schritt für Schritt

1. Von. Füge optional ein Logo hinzu (PNG oder JPG; tippe auf das Feld oder zieh es hinein), dann deinen Namen oder dein Unternehmen, Adresse, E-Mail, Telefon und Steuernummer.
2. Rechnung an. Name oder Firma des Kunden, Adresse, E-Mail und seine Steuernummer, falls vorhanden.
3. Rechnungsdetails. Rechnungsnummer, Währung (22 Optionen, darunter USD, EUR, GBP, INR, AED, SGD, AUD und CAD; voreingestellt ist eine Schätzung anhand deiner Browsersprache), Rechnungsdatum, Fälligkeitsdatum (standardmäßig 14 Tage nach heute) und optional eine Bestellnummer oder Referenz.
4. Positionen. Jede Zeile hat Beschreibung, Menge und Preis; der Betrag wird beim Tippen berechnet. Mit + Element hinzufügen bekommst du weitere Zeilen.
5. Rabatt, Steuer und Versand. Gib einen Rabatt in % oder als festen Betrag ein. Füge Steuerzeilen über die Buttons GST 18%, VAT 20% oder GST 10% hinzu oder über + Eigene Steuer mit beliebiger Bezeichnung und beliebigem Satz. Du kannst mehrere Steuerzeilen kombinieren. Ergänze Versand und einen bereits bezahlten Betrag; die Rechnung zeigt dann eine Zeile Offener Betrag.
6. Zahlungsdetails. Bankverbindung (Kontoinhaber und Kontonummer, IFSC, IBAN oder SWIFT), UPI-ID und ein PayPal- oder Zahlungslink, dazu Notizen und Bedingungen. Wähle eine Akzentfarbe passend zu deiner Marke.
7. PDF herunterladen. Damit öffnet sich dein Druckdialog mit einer A4-Seite; wähle als Ziel Als PDF speichern. Der vorgeschlagene Dateiname ist deine Rechnungsnummer.
8. Beim nächsten Mal tippst du zweimal auf Neue Rechnung. Deine eigenen Daten, Zahlungsinfos, Notizen und Bedingungen bleiben erhalten; Kunde, Positionen, Rabatt, Versand und bezahlter Betrag werden geleert, die Daten zurückgesetzt, und es geht mit der nächsten Rechnungsnummer weiter.

So werden die Summen berechnet: Zwischensumme minus Rabatt ergibt den steuerpflichtigen Betrag; jede Steuer ist ein Prozentsatz davon; Versand wird nach der Steuer addiert. Wenn Versand in deinem Fall steuerpflichtig ist, füge ihn stattdessen als Position hinzu.

Wie du Rechnungen nummerierst

Rechnungsnummern müssen eindeutig sein und sollten fortlaufend ohne Lücken oder Wiederholungen vergeben werden, damit du und deine Steuerberatung sehen, dass nichts fehlt. Gängige Formate:

• INV-0001, INV-0002: einfache fortlaufende Nummer mit Präfix.
• 2026-014: Jahr plus Nummer, beginnt jedes Jahr neu.
• INV/2026-27/001: indisches Geschäftsjahr (April bis März) plus Nummer.
• ACME-003: Folge pro Kunde, praktisch bei wenigen Kunden, führ aber zusätzlich eine Gesamtliste.

Das Tool erhöht die letzte Zifferngruppe und behält führende Nullen, aus INV-0009 wird also INV-0010 und aus INV/2026-27/001 wird INV/2026-27/002. Es merkt sich die letzte Nummer, die du in diesem Browser heruntergeladen hast. Verwende eine Nummer nach dem Stornieren einer Rechnung nicht erneut; stell stattdessen eine Gutschrift aus oder markiere sie als storniert.

GST-Rechnungsformat in Indien: die Grundlagen

Allgemeine Informationen, keine Steuerberatung. GST-Regeln, Schwellenwerte und Sätze ändern sich; klär deine Situation mit einem Chartered Accountant oder über das GST-Portal.

• Wer GST berechnet: nur GST-registrierte Unternehmen. Eine Registrierung ist in der Regel Pflicht, sobald der Gesamtumsatz die Schwelle überschreitet (üblicherweise ₹20 Lakh für Dienstleister, in einigen Bundesstaaten mit Sonderstatus weniger), und manche Fälle erfordern sie unabhängig vom Umsatz. Wenn du nicht registriert bist, füge keine GST zu deiner Rechnung hinzu.
• Was eine GST-Steuerrechnung meist zeigt: deinen Namen, deine Adresse und GSTIN; eine fortlaufende, im Geschäftsjahr eindeutige Rechnungsnummer; Datum; Name und Adresse des Kunden (und GSTIN, falls registriert); HSN- oder SAC-Code; Beschreibung, Menge und Wert; steuerpflichtiger Wert nach Rabatt; Steuersatz und -betrag, aufgeteilt in CGST + SGST oder IGST; Ort der Leistung (mit Bundesstaat) bei Leistungen zwischen Bundesstaaten; und eine Unterschrift oder digitale Signatur.
• Innerhalb eines Bundesstaats vs. zwischen Bundesstaaten: Einem Kunden im eigenen Bundesstaat werden in der Regel CGST und SGST je zur Hälfte berechnet (z. B. 9 % + 9 % für 18 %); einem Kunden in einem anderen Bundesstaat IGST (z. B. 18 %).
• Exporte: Leistungen an Kunden im Ausland sind meist mit null besteuert, oft auf Basis eines Letter of Undertaking (LUT). Die Rechnung zeigt dann keine GST und nennt die Grundlage für den Export.

Trag in diesem Tool deine GSTIN unter Steuernummer und die GSTIN des Kunden unter Steuernummer des Kunden ein. Für Rechnungen innerhalb eines Bundesstaats fügst du zwei eigene Steuerzeilen hinzu, „CGST“ 9 und „SGST“ 9; zwischen Bundesstaaten eine Zeile „IGST“ 18. Es gibt kein eigenes Feld für HSN/SAC oder den Ort der Leistung, setz den Code also in die Positionsbeschreibung und den Ort der Leistung in Referenz oder Notizen. Die Felder UPI-ID und IFSC machen es indischen Kunden leicht zu zahlen.

Rechnungsbeispiele für Freelancer und Creator

• Creator-Markenkooperation (UK, umsatzsteuerlich registriert): „Instagram Reel, 30 Tage Nutzungsrechte“ 1 x £850, „Story-Set (3 Frames)“ 1 x £300, VAT 20 %, fällig in 14 Tagen.
• Freelance-Videoeditor in Delhi, der einer Agentur in Mumbai Rechnung stellt: INR, IGST 18 %, beide GSTINs ausgefüllt, Ort der Leistung in den Notizen, UPI und Bankverbindung.
• Designerin mit Anzahlung: Gesamtbetrag 2.000 $, Bereits bezahlter Betrag 1.000 $, die Rechnung zeigt also Offener Betrag 1.000 $.
• Coach mit einem Paket: „1:1-Coaching-Session“ 6 x 90 $ mit 10 % Rabatt bei Vorauszahlung.
• Kleiner Shop, der eine Sonderanfertigung verschickt: Positionen, Versand als separate Gebühr und ein PayPal-Link.

Tipps, um bezahlt zu werden, und Fehler, die du vermeiden solltest

• Stell die Rechnung am Tag der Lieferung, solange die Arbeit beim Kunden noch präsent ist.
• Beschreib Leistungen konkret. „Reel für Diwali-Kampagne, geliefert am 12. Okt.“ wird schneller freigegeben als „Content“.
• Frag zuerst nach der Bestellnummer, wenn der Kunde ein größeres Unternehmen ist; Rechnungen ohne sie warten oft in einer Warteschlange.
• Berechne keine Steuer, für die du nicht registriert bist, und lass keine Steuer weg, die du berechnen musst.
• Bewahre von jeder Rechnung ein PDF auf. Der Entwurf existiert nur in diesem Browser; wenn du Websitedaten löschst oder das Gerät wechselst, ist er weg.
• Schreib Bedingungen für Verzugsgebühren von Anfang an auf die Rechnung, nicht erst, wenn sie überfällig ist.

Datenschutz: Deine Rechnungen verlassen nie deinen Browser

Die Rechnung wird in deinem Browser erstellt und berechnet. Deine Kundenliste, Bankverbindung und Beträge werden nicht zu Biolinko hochgeladen; der Entwurf und die letzte Rechnungsnummer liegen im lokalen Speicher deines Browsers, und das PDF erzeugt dein eigener Druckdialog. Ein sehr großes Logo (über etwa 400 KB) erscheint trotzdem auf der Rechnung, wird aber eventuell nicht mit dem Entwurf gespeichert.

Mach das Bezahlen zu einem Tipp

Trag deine Biolinko-Seite (zum Beispiel biolinko.me/yourname) in das Feld für den Zahlungslink ein und halte dort deine Leistungen, Buchung und Zahlungsoptionen bereit, damit Kunden zahlen oder neu buchen können, ohne nach Details zu suchen. Creator kombinieren das mit einem Media Kit fürs Pitchen und einer professionellen E-Mail-Signatur für die E-Mail mit der Rechnung. Sieh dir Link in Bio für Coaches an oder erstelle eine kostenlose Seite.