¿Qué es un generador de facturas?
Un generador de facturas es una herramienta que convierte los datos de tu negocio, los de tu cliente y una lista de cargos en una factura bien maquetada, calcula los totales y los impuestos, y la exporta como un PDF que puedes enviar. Sustituye a pelearte con una plantilla de factura de Word o de hoja de cálculo en la que los totales se rompen al añadir una fila.
Este generador de facturas gratis está pensado para freelancers, creadores y pequeños negocios que envían unas pocas facturas al mes: colaboraciones con marcas, trabajos de diseño o edición, sesiones de coaching, días de consultoría. No necesita cuenta, no tiene cuota mensual y no tiene límite de facturas.
Qué debe contener una factura
Los requisitos legales exactos cambian según el país, pero casi todas las autoridades fiscales y los clientes esperan lo siguiente. La columna de la derecha indica dónde va cada dato en la herramienta.
| Dato | Por qué importa | Campo en la herramienta |
|---|---|---|
| La palabra “Factura” | La distingue de un presupuesto o un recibo | Se imprime automáticamente |
| Tu nombre o negocio, dirección y contacto | Identifica a quién se paga | De: nombre, dirección, email, teléfono, logo |
| Tu número fiscal (si estás dado de alta) | Obligatorio en las facturas con impuestos (NIF, RFC, GSTIN, número de IVA) | Identificación fiscal |
| Nombre y dirección del cliente | Identifica a quién debe el dinero | Facturar a: nombre, dirección, email, NIF/RFC del cliente |
| Número de factura único | Seguimiento, contabilidad y auditorías | Número de factura |
| Fecha de emisión y fecha de vencimiento | Fija el devengo del impuesto y el plazo de pago | Fecha de emisión, Fecha de vencimiento |
| Orden de compra o referencia del cliente | Muchas empresas no pueden pagar sin ella | Orden de compra o referencia |
| Descripción, cantidad, tarifa e importe por concepto | Muestra exactamente qué se cobra | Líneas |
| Subtotal, descuento, cada impuesto por separado, total | Obligatorio siempre que se cobran impuestos | Descuento, filas de impuestos, Envío |
| Importe pagado y saldo pendiente | Claridad con anticipos y pagos parciales | Importe ya pagado |
| Cómo pagar y condiciones de pago | Hace que cobres antes | Datos bancarios, UPI ID, PayPal o enlace de pago, Condiciones de pago |
Cómo crear una factura, paso a paso
- De. Si quieres, añade un logo (PNG o JPG; toca el recuadro o arrástralo), y luego tu nombre o negocio, dirección, email, teléfono e identificación fiscal.
- Facturar a. Nombre del cliente o empresa, dirección, email y su identificación fiscal si la tiene.
- Datos de la factura. Número de factura, moneda (22 opciones, entre ellas USD, EUR, GBP, INR, AED, SGD, AUD y CAD; empieza con una suposición según el idioma de tu navegador), fecha de emisión, fecha de vencimiento (14 días después de hoy por defecto) y, opcionalmente, una orden de compra o referencia.
- Líneas. Cada fila tiene descripción, cantidad y tarifa; el importe se calcula mientras escribes. Usa + Añadir elemento para más filas.
- Descuento, impuestos y envío. Introduce un descuento en % o como importe fijo. Añade filas de impuestos con los botones GST 18%, VAT 20% o GST 10%, o con + Impuesto personalizado para cualquier nombre y tasa (por ejemplo “IVA” 21 o “IVA” 16). Puedes sumar varias filas de impuestos. Añade el envío y cualquier importe ya pagado; la factura mostrará entonces una línea de Saldo pendiente.
- Datos de pago. Datos bancarios (titular y número de cuenta, IFSC, IBAN o SWIFT), UPI ID y un enlace de PayPal o de pago, además de notas y términos. Elige un color de acento a juego con tu marca.
- Descargar PDF. Abre el cuadro de impresión con una página A4; elige Guardar como PDF como destino. El nombre de archivo sugerido es tu número de factura.
- La próxima vez, toca Nueva factura dos veces. Conserva tus datos, la información de pago, las notas y los términos, borra el cliente, las líneas, el descuento, el envío y el importe pagado, reinicia las fechas y pasa al siguiente número de factura.
Cómo se calculan los totales: el subtotal menos el descuento da la base imponible; cada impuesto es un porcentaje de esa base; el envío se suma después de los impuestos. Si en tu caso el envío lleva impuestos, añádelo como una línea más.
Cómo numerar las facturas
Los números de factura deben ser únicos e ir en orden, sin huecos ni repeticiones, para que tu gestor o contador y tú puedan comprobar que no falta nada. Formatos habituales:
INV-0001,INV-0002: número correlativo sencillo con prefijo.2026-014: año más número, que se reinicia cada año.INV/2026-27/001: año fiscal indio (de abril a marzo) más número.ACME-003: serie por cliente, práctica cuando trabajas con pocos clientes, pero lleva también una lista general.
La herramienta aumenta el último grupo de dígitos y mantiene los ceros a la izquierda, así que INV-0009 pasa a INV-0010 e INV/2026-27/001 pasa a INV/2026-27/002. Recuerda el último número que descargaste en este navegador. No reutilices un número después de anular una factura; emite una factura rectificativa o nota de crédito, o márcala como anulada.
Formato de factura con GST en India: lo básico
Información general, no asesoría fiscal. Las normas, los umbrales y los tipos del GST cambian; confírmalo con un contador colegiado (chartered accountant) o en el portal del GST para tu caso.
Si facturas en España o en Latinoamérica, el equivalente es el IVA: usa + Impuesto personalizado con el nombre “IVA” y tu tipo, pon tu NIF o RFC en Identificación fiscal y consulta con tu gestor o contador los requisitos locales de facturación electrónica. Esta sección explica el caso indio, porque la herramienta incluye campos específicos como IFSC y UPI.
- Quién cobra GST: solo los negocios registrados en el GST. En general, el registro es obligatorio cuando la facturación agregada supera el umbral (normalmente ₹20 lakh para prestadores de servicios, menos en algunos estados de categoría especial), y algunos casos exigen el registro sea cual sea la facturación. Si no estás registrado, no añadas GST a tu factura.
- Qué suele mostrar una factura con GST: tu nombre, dirección y GSTIN; un número de factura correlativo y único para el año fiscal; la fecha; el nombre y la dirección del cliente (y su GSTIN si está registrado); el código HSN o SAC; descripción, cantidad y valor; la base imponible tras el descuento; el tipo y el importe del impuesto desglosado como CGST + SGST o IGST; el lugar de suministro (con el estado) en las operaciones entre estados; y una firma o firma digital.
- Dentro del mismo estado o entre estados: a un cliente de tu mismo estado normalmente se le cobra CGST y SGST a partes iguales (p. ej. 9% + 9% para un 18%); a un cliente de otro estado se le cobra IGST (p. ej. 18%).
- Exportaciones: los servicios a clientes en el extranjero suelen tener tipo cero, a menudo con una Letter of Undertaking (LUT), así que la factura no muestra GST e indica la base de la exportación.
En esta herramienta, pon tu GSTIN en Identificación fiscal y el GSTIN del cliente en NIF/RFC del cliente. Para facturas dentro del mismo estado, añade dos filas de impuesto personalizado, “CGST” 9 y “SGST” 9; entre estados, una fila “IGST” 18. No hay un campo aparte para el HSN/SAC ni para el lugar de suministro, así que añade el código a la descripción del concepto y el lugar de suministro a Referencia o Notas. Los campos UPI ID e IFSC facilitan el pago a los clientes indios.
Ejemplos de facturas para freelancers y creadores
- Colaboración de una creadora con una marca (Reino Unido, con IVA): “Reel de Instagram, derechos de uso por 30 días” 1 x £850, “Set de Stories (3 marcos)” 1 x £300, VAT 20%, vencimiento a 14 días.
- Editor de vídeo freelance de Madrid que factura a una agencia de Barcelona: EUR, “IVA” 21%, los dos NIF rellenados, datos bancarios con IBAN.
- Diseñadora con anticipo: total $2,000, Importe ya pagado $1,000, así que la factura muestra un Saldo pendiente de $1,000.
- Coach que vende un paquete: “Sesión de coaching 1:1” 6 x $90 con un 10% de descuento por pagar por adelantado.
- Tienda pequeña que envía un pedido personalizado: líneas, el Envío como cargo aparte y un enlace de PayPal.
Consejos para cobrar y errores que evitar
- Factura el mismo día que entregas el trabajo, cuando el cliente aún lo tiene presente.
- Sé concreto en las descripciones. “Reel para la campaña de Navidad, entregado el 12 de oct.” se aprueba antes que “Contenido”.
- Pide primero el número de orden de compra si el cliente es una empresa grande; las facturas sin él suelen quedarse en cola.
- No cobres impuestos para los que no estás dado de alta, y no dejes fuera los que estás obligado a cobrar.
- Guarda un PDF de cada factura. El borrador solo vive en este navegador; si borras los datos del sitio o cambias de dispositivo, se pierde.
- Pon las condiciones de recargo por pago tardío en la factura desde el principio, no cuando ya esté vencida.
Privacidad: tus facturas nunca salen de tu navegador
La factura se crea y se calcula en tu navegador. Tu lista de clientes, tus datos bancarios y los importes no se suben a Biolinko; el borrador y el último número de factura se guardan en el almacenamiento local de tu navegador, y el PDF lo genera tu propio cuadro de impresión. Un logo muy pesado (de más de unos 400 KB) sigue apareciendo en la factura, pero puede que no se guarde con el borrador.
Que pagarte sea cuestión de un toque
Añade tu página de Biolinko (por ejemplo biolinko.me/yourname) al campo del enlace de pago, y ten ahí tus servicios, tus reservas y tus opciones de pago, para que los clientes puedan pagar o volver a reservar sin buscar datos. Los creadores pueden combinarlo con un media kit para presentarse a marcas y una firma de email profesional para el correo que lleva la factura. Mira el link in bio para coaches o crea una página gratis.
Actualizado el 8 de octubre de 2026