Email signature generator क्या है?
Email signature generator एक tool है जो आपके नाम, job title, contact details और links को एक formatted signature block में बदलता है, जिसे आप Gmail, Outlook, Apple Mail या किसी दूसरे email app में पेस्ट कर सकते हैं। एक अच्छा professional email signature दो-तीन lines में पढ़ने वाले को बताता है कि आप कौन हैं और आप तक कैसे पहुंचें, और यह हर inbox में एक जैसा दिखता है।
यह आखिरी हिस्सा सही करना जितना दिखता है उससे मुश्किल है, क्योंकि email apps browsers से काफ़ी कम HTML और CSS support करते हैं। यह generator हर layout को tables और inline styles से बनाता है, जिन्हें email clients सबसे अच्छे से संभालते हैं, ताकि signature पेस्ट और forward होने के बाद भी सही रहे।
अपना email signature कैसे बनाएं, step by step
- अपनी details भरें। पूरा नाम, title, कंपनी, phone, email और website. Phone टैप करके call करने वाला link बनता है और email एक mailto link. Website और social URLs बिना
https://के टाइप कर सकते हैं; यह अपने आप जुड़ जाता है। - अपना link in bio URL जोड़ें। यह bold arrow link के रूप में दिखता है, आपके portfolio, booking page और socials के लिए एक जगह।
- Photo या logo जोड़ें (वैकल्पिक)। फ़ोटो या logo URL में एक public https image URL पेस्ट करें। यह फ़ोटो बाईं तरफ़ और फ़ोटो ऊपर layouts में इस्तेमाल होता है; इसके बिना ये layouts आपके initials दिखाते हैं।
- Social profiles जोड़ें: LinkedIn, Instagram, X और YouTube. भरे हुए profiles आपके accent रंग में गोल icons बन जाते हैं।
- Layout चुनें। 13 विकल्प: Minimal, Classic, Compact, Banner, Bold नाम, फ़ोटो बाईं तरफ़, फ़ोटो ऊपर, दो कॉलम, Monospace, Minimal caps, Social row, Gradient card और Handwritten. Preview तुरंत अपडेट होता है।
- Links, icons और accent bar के लिए accent रंग चुनें।
- कॉपी करें। Signature कॉपी करें formatted content को आपके clipboard पर रखता है (plain-text fallback के साथ), signature editor में पेस्ट करने के लिए तैयार। HTML कॉपी करें उन apps और tools के लिए सीधा code देता है जो HTML मांगते हैं।
Gmail, Outlook और Apple Mail में signature कैसे लगाएं
नीचे दिए menu names लिखने के समय सही हैं; email apps कभी-कभी settings की जगह बदल देते हैं। अगर आपका app हिंदी में है तो नाम थोड़े अलग दिख सकते हैं।
Gmail (web)
- Gear icon पर click करें, फिर See all settings.
- General tab पर Signature तक scroll करें और Create new पर click करें। उसे एक नाम दें।
- Editor box में click करें और पेस्ट करें (Ctrl+V या Cmd+V)।
- Signature defaults में इसे नए emails के लिए चुनें और चाहें तो replies और forwards के लिए भी।
- सबसे नीचे scroll करें और Save Changes पर click करें।
Gmail mobile app की अपनी mobile signature setting है जो सिर्फ़ plain text लेती है। Web पर सेट की गई signatures कई मामलों में app भी इस्तेमाल करता है, लेकिन खुद को test email भेजकर जांच लें।
Outlook (Windows के लिए नया Outlook और Outlook on the web)
- Settings (gear icon) खोलें, फिर Account, फिर Signatures.
- New signature पर click करें, नाम दें और editor में पेस्ट करें।
- इसे नए messages और replies/forwards के लिए default चुनें, फिर Save करें।
Windows के लिए Classic Outlook
- File, Options, Mail, फिर Signatures पर जाएं।
- New पर click करें, signature का नाम दें, और Edit signature box में पेस्ट करें।
- दाईं तरफ़ नए messages और replies के defaults सेट करें, फिर OK पर click करें।
Mac के Outlook में रास्ता है Outlook, Settings, Signatures. अगर किसी भी Outlook version में पेस्ट करने के बाद formatting गलत दिखे, तो HTML signatures लेने वाले किसी tool या add-in में HTML कॉपी करें आज़माएं।
Apple Mail (Mac)
- Mail खोलें, फिर Settings (पुराने macOS में Preferences), फिर Signatures tab.
- बाईं तरफ़ account चुनें और signature जोड़ने के लिए + पर click करें।
- "Always match my default message font" का tick हटाएं, वरना Mail आपके text का style बदल देगा।
- दाईं तरफ़ के box में पेस्ट करें। Choose Signature menu में उस account के लिए signature चुनें।
iPhone और iPad पर signature Settings, Mail, Signature में सेट होता है (नए iOS पर: Settings, Apps, Mail)। यह मुख्य रूप से plain text के लिए है, इसलिए वहां आपके signature का छोटा version सबसे अच्छा चलता है।
Email signature size और image guidelines
| हिस्सा | सुझाव | क्यों |
|---|---|---|
| कुल चौड़ाई | लगभग 600 px से कम | Email reading panes और phone screens में बिना sideways scroll के फिट होता है |
| इस tool में photo | 76 px (फ़ोटो बाईं तरफ़) या 88 px (फ़ोटो ऊपर) पर दिखती है | Square image लगभग 2x (करीब 180 x 180 px) पर upload करें ताकि high-density screens पर साफ़ रहे |
| Logo | Square या लगभग square, ज़्यादा से ज़्यादा कुछ सौ px | Photo की जगह square है और फिट होने के लिए crop होती है |
| Image file size | छोटा रखें, बेहतर हो 100 KB से काफ़ी कम | Mobile data पर और हर reply में जल्दी load होता है |
| Format | JPG या PNG | हर email client में support; email में SVG और WebP भरोसेमंद नहीं |
| Text | नाम, title, 2-3 contact lines, 1 link in bio | इससे लंबा कोई नहीं पढ़ता |
| Gmail limit | 10,000 characters | Gmail की signature size limit, HTML code समेत |
Square, छोटी और सही size की photo बनाने के लिए host करने से पहले image cropper इस्तेमाल करें।
Image hosting: वह बात जो ज़्यादातर guides छोड़ देती हैं
Email signatures में image खुद नहीं होती; उसमें image का link होता है। हर बार जब कोई आपका email खोलता है, उसका app उस URL से image load करता है। इसके नतीजे हैं:
- URL public, direct और https होना चाहिए। यह image पर ही खत्म होना चाहिए (अक्सर
.jpgया.png), न कि ऐसे page पर जो image दिखाता है। Google Drive और Dropbox के share links आमतौर पर preview page पर जाते हैं, इसलिए email में टूट जाते हैं। - URL स्थायी होना चाहिए। अगर file डिलीट या move हो जाए, तो आपके पहले से भेजे हर email में image टूट जाती है। इसे अपनी website, अपने link-in-bio या profile image URL, या किसी stable image host पर रखें।
- कुछ recipients इसे नहीं देखेंगे। Outlook desktop और कई company mail servers external images को तब तक block करते हैं जब तक पढ़ने वाला अनुमति न दे। आपका signature text के रूप में भी समझ आना चाहिए, इसीलिए यहां हर layout नाम और links को असली text रखता है।
- पेस्ट या embed की गई images भरोसेमंद नहीं। Signature editor में सीधे खींची गई images कभी-कभी हर email के साथ files के रूप में attach हो जाती हैं, या हटा दी जाती हैं। Hosted URL सबसे भरोसेमंद विकल्प है।
- Gmail inline SVG हटा देता है। Social icons SVG हैं, इसलिए Gmail recipients को icons के बिना links दिखते हैं (links फिर भी काम करते हैं)।
Professional email signature के उदाहरण
- Freelance designer: फ़ोटो बाईं तरफ़ layout, नाम, "Brand & web designer", website, portfolio का link in bio, Instagram और LinkedIn icons.
- पुणे का real estate agent: Bold नाम layout, phone सबसे पहले (mobile पर टैप करके call करना मायने रखता है), agency का नाम, मौजूदा listings का link in bio.
- Brand deals संभालने वाला creator: Banner layout, "Partnerships: email", media kit का link in bio, YouTube और Instagram icons.
- Café owner: एक line में Compact layout, phone, website और ऐसा link in bio जो menu और खुलने के समय तक ले जाए।
- Developer: Monospace layout, website के रूप में GitHub और updates के लिए X.
Email signature के best practices और बचने वाली गलतियां
- Clients के साथ इस्तेमाल करने से पहले Gmail और Outlook address पर test भेजें, और उसे अपने phone पर खोलें।
- एक call to action. एक link in bio उन आठ links से बेहतर है जिन पर कोई click नहीं करता।
- पूरा signature एक image में न डालें। Images block होने पर यह दिखता नहीं, इस पर टैप नहीं हो सकता और screen readers इसे पढ़ नहीं पाते।
- International phone format इस्तेमाल करें (+91 98765 43210) ताकि विदेश से भी टैप करके call हो सके।
- Quotes, लंबा legal text और बहुत सारे रंग छोड़ें। एक accent रंग रखें।
- Handwritten layout पढ़ने वाले के पास Caveat font हो तो उसे इस्तेमाल करता है, न हो तो script या serif font पर चला जाता है, इसलिए कुछ inboxes में नाम थोड़ा अलग दिख सकता है।
Generator आपकी details कैसे संभालता है
Signature आपके browser में बनता है और सीधे आपके clipboard पर कॉपी होता है। आपका नाम, phone और email Biolinko को नहीं भेजे जाते और न ही save होते हैं। बाहर जाने वाली requests सिर्फ़ आपका अपना photo URL है, जिसे preview किसी भी image की तरह load करता है, और Handwritten layout चुनने पर Caveat web font.
आपके signature में link in bio क्यों होना चाहिए
आपके signature में भीड़ होने से पहले एक या दो links की ही जगह है। biolinko.me/yourname जैसा Biolinko page बाकी सब रखता है: portfolio, booking, shop, socials और contact, और आप signature को दोबारा छुए बिना इसे अपडेट कर सकते हैं। आमने-सामने की meetings के लिए इसे digital business card के साथ जोड़ें। पढ़ें link in bio क्या है या अपना free page बनाएं।
8 अक्टूबर 2026 को update हुआ