Invoice generator क्या है?
Invoice generator एक tool है जो आपकी business details, आपके client की details और charges की list को सही layout वाले invoice में बदलता है, totals और taxes निकालता है, और उसे भेजने लायक PDF के रूप में export करता है। यह Word या spreadsheet के invoice template से जूझने की जगह लेता है, जहां एक row जोड़ते ही totals बिगड़ जाते हैं।
यह free invoice generator उन freelancers, creators और छोटे businesses के लिए बना है जो महीने में कुछ invoices भेजते हैं: brand deals, design या editing का काम, coaching sessions, consulting के दिन। इसमें कोई account नहीं, कोई monthly fee नहीं और invoices की कोई limit नहीं।
Invoice में क्या-क्या होना ज़रूरी है
सटीक कानूनी ज़रूरतें देश के हिसाब से बदलती हैं, लेकिन लगभग हर tax authority और client नीचे दी गई चीज़ों की उम्मीद करता है। दाईं column दिखाती है कि tool में हर चीज़ कहां जाती है।
| चीज़ | क्यों ज़रूरी है | Tool में field |
|---|---|---|
| "Invoice" शब्द | इसे quote या receipt से अलग करता है | अपने आप छपता है |
| आपका नाम या business, पता और contact | बताता है कि पैसा किसे मिलना है | From: नाम, पता, email, phone, logo |
| आपका tax number (अगर registered हैं) | Tax invoices पर ज़रूरी (GSTIN, VAT number) | Tax ID (GSTIN, VAT number) |
| Client का नाम और पता | बताता है कि पैसा किसे देना है | Bill to: नाम, पता, email, client tax ID |
| Unique invoice number | Tracking, accounting और audits | Invoice number |
| Issue date और due date | Tax point और payment की आख़िरी तारीख तय करता है | Issue date, Due date |
| Client का PO या reference | कई companies इसके बिना payment नहीं कर सकतीं | PO or reference |
| हर item का विवरण, quantity, rate और रकम | ठीक-ठीक दिखाता है कि किस चीज़ का charge है | Line items |
| Subtotal, छूट, हर tax अलग से, कुल | जहां भी tax लगता है वहां ज़रूरी | छूट, tax rows, Shipping |
| चुकाई गई रकम और बाकी रकम | Deposits और आंशिक payments के लिए साफ़ | पहले से चुकाई गई रकम |
| Payment कैसे करें और payment terms | Payment जल्दी मिलता है | Bank details, UPI ID, PayPal या payment link, Payment की शर्तें |
Invoice कैसे बनाएं, स्टेप-बाय-स्टेप
- From। चाहें तो logo जोड़ें (PNG या JPG; box पर tap करें या drag करके लाएं), फिर आपका नाम या business, पता, email, phone और tax ID।
- Bill to। Client का नाम या company, पता, email और उनका tax ID अगर हो।
- Invoice details। Invoice number, currency (22 विकल्प, जिनमें USD, EUR, GBP, INR, AED, SGD, AUD और CAD शामिल हैं; शुरुआत आपके browser की भाषा के अंदाज़े से होती है), issue date, due date (default रूप से आज से 14 दिन बाद) और optional PO या reference।
- Line items। हर row में विवरण, quantity और rate होता है; रकम लिखते-लिखते निकल जाती है। और rows के लिए + Item जोड़ें इस्तेमाल करें।
- Discount, tax और shipping। छूट % में या तय रकम के रूप में डालें। GST 18%, VAT 20% या GST 10% buttons से tax rows जोड़ें, या किसी भी label और rate के लिए + Custom tax। आप कई tax rows एक साथ लगा सकते हैं। Shipping और पहले से चुकाई गई कोई रकम जोड़ें; तब invoice पर बाकी रकम की लाइन दिखती है।
- Payment details। Bank details (account का नाम और number, IFSC, IBAN या SWIFT), UPI ID और PayPal या payment link, साथ में notes और terms। अपने brand से मेल खाता accent रंग चुनें।
- PDF डाउनलोड करें। इससे A4 page के साथ आपका print dialog खुलता है; destination में Save as PDF चुनें। सुझाया गया file name आपका invoice number होता है।
- अगली बार, नया invoice पर दो बार tap करें। यह आपकी अपनी details, payment info, notes और terms रखता है, client, items, छूट, shipping और चुकाई गई रकम साफ़ करता है, तारीखें reset करता है और अगले invoice number पर चला जाता है।
Totals कैसे निकलते हैं: subtotal में से छूट घटाने पर taxable रकम मिलती है; हर tax उसका प्रतिशत है; shipping tax के बाद जुड़ती है। अगर आपके case में shipping पर tax लगता है, तो उसे line item के रूप में जोड़ें।
Invoices को number कैसे दें
Invoice numbers unique होने चाहिए और बिना gap या दोहराव के क्रम में चलने चाहिए, ताकि आप और आपके accountant देख सकें कि कुछ छूटा नहीं। आम formats:
INV-0001,INV-0002: prefix के साथ simple चलता number।2026-014: साल और number, हर साल नए सिरे से।INV/2026-27/001: भारतीय financial year (अप्रैल से मार्च) और number।ACME-003: हर client का अलग क्रम, कम clients के साथ काम करते समय काम का, लेकिन एक master list भी रखें।
Tool अंकों का आख़िरी group बढ़ाता है और आगे के zeros बनाए रखता है, इसलिए INV-0009 बन जाता है INV-0010 और INV/2026-27/001 बन जाता है INV/2026-27/002। यह इस browser में आपके आख़िरी डाउनलोड किए number को याद रखता है। Invoice cancel करने के बाद उसका number दोबारा इस्तेमाल न करें; इसकी जगह credit note जारी करें या उसे void mark करें।
भारत में GST invoice format: बुनियादी बातें
सामान्य जानकारी, tax सलाह नहीं। GST के नियम, thresholds और rates बदलते रहते हैं; अपनी स्थिति के लिए chartered accountant या GST portal से पुष्टि करें।
- GST कौन लगाता है: सिर्फ़ GST-registered businesses। आमतौर पर aggregate turnover threshold पार करने पर registration ज़रूरी होता है (service providers के लिए आमतौर पर ₹20 lakh, कुछ special category राज्यों में कम), और कुछ cases में turnover चाहे जो हो, registration ज़रूरी है। अगर आप registered नहीं हैं, तो अपने invoice पर GST न जोड़ें।
- GST tax invoice में आमतौर पर क्या होता है: आपका नाम, पता और GSTIN; financial year के लिए unique, लगातार invoice number; तारीख; client का नाम और पता (और GSTIN अगर registered हैं); HSN या SAC code; विवरण, quantity और value; छूट के बाद taxable value; tax rate और रकम CGST + SGST या IGST में बंटी हुई; inter-state supplies के लिए place of supply (राज्य के साथ); और signature या digital signature।
- Intra-state बनाम inter-state: आपके अपने राज्य के client से आमतौर पर बराबर हिस्सों में CGST और SGST लिया जाता है (जैसे 18% के लिए 9% + 9%); दूसरे राज्य के client से IGST (जैसे 18%)।
- Exports: विदेशी clients को services आमतौर पर zero-rated होती हैं, अक्सर Letter of Undertaking (LUT) के तहत, इसलिए invoice पर कोई GST नहीं होता और export का आधार लिखा होता है।
इस tool में अपना GSTIN Tax ID में और client का GSTIN Client tax ID में डालें। Intra-state invoices के लिए दो custom tax rows जोड़ें, "CGST" 9 और "SGST" 9; inter-state के लिए एक "IGST" 18 row। HSN/SAC या place of supply के लिए अलग field नहीं है, इसलिए code item के विवरण में और place of supply को Reference या Notes में जोड़ें। UPI ID और IFSC fields से भारतीय clients के लिए payment करना आसान हो जाता है।
Freelancers और creators के लिए invoice के उदाहरण
- Creator brand deal (UK, VAT registered): "Instagram Reel, 30 दिन के usage rights" 1 x £850, "Story set (3 frames)" 1 x £300, VAT 20%, 14 दिन में due।
- दिल्ली का freelance video editor, मुंबई की agency को bill करते हुए: INR, IGST 18%, दोनों GSTINs भरे हुए, place of supply Notes में, UPI और bank details।
- Deposit के साथ designer: कुल $2,000, पहले से चुकाई गई रकम $1,000, इसलिए invoice पर बाकी रकम $1,000 दिखती है।
- Package बेचता coach: "1:1 coaching session" 6 x $90, पहले payment करने पर 10% छूट के साथ।
- Custom order भेजती छोटी shop: line items, अलग charge के रूप में Shipping, और PayPal link।
Payment पाने के tips, और किन गलतियों से बचें
- काम deliver होने वाले दिन ही invoice भेजें, जब client के ध्यान में ताज़ा हो।
- विवरण साफ़-साफ़ लिखें। "Diwali campaign के लिए Reel, 12 Oct को deliver" "Content" से जल्दी approve होता है।
- पहले PO number मांगें अगर client कोई बड़ी company है; उसके बिना invoices अक्सर queue में अटके रहते हैं।
- जिस tax के लिए registered नहीं हैं वो न लगाएं, और जो tax लगाना ज़रूरी है उसे न छोड़ें।
- हर invoice की PDF रखें। Draft सिर्फ़ इसी browser में रहता है; site data साफ़ करने या device बदलने पर खो जाता है।
- Late fee की terms पहले से invoice पर लिखें, overdue होने के बाद नहीं।
Privacy: आपके invoices कभी आपके browser से बाहर नहीं जाते
Invoice आपके browser में बनता और calculate होता है। आपकी client list, bank details और रकम Biolinko पर upload नहीं होतीं; draft और आख़िरी invoice number आपके browser के local storage में सेव होते हैं, और PDF आपके अपने print dialog से बनती है। बहुत बड़ा logo (लगभग 400 KB से ज़्यादा) invoice पर तो दिखता है लेकिन draft के साथ सेव नहीं हो सकता।
आपको payment करना एक tap का काम बनाएं
अपना Biolinko page (जैसे biolinko.me/yourname) payment link field में जोड़ें, और अपनी services, booking और payment के विकल्प वहीं रखें, ताकि clients बिना details ढूंढे payment या दोबारा booking कर सकें। Creators इसके साथ pitching के लिए media kit और invoice वाले email के लिए professional email signature इस्तेमाल कर सकते हैं। coaches के लिए link in bio देखें या free page बनाएं।
8 अक्तूबर 2026 को update हुआ