Gerador de assinatura de e-mail

O que é um gerador de assinatura de e-mail?

Um gerador de assinatura de e-mail é uma ferramenta que transforma seu nome, cargo, contatos e links num bloco de assinatura formatado que você cola no Gmail, Outlook, Apple Mail ou outro app de e-mail. Uma boa assinatura de e-mail profissional diz quem você é e como falar com você em duas ou três linhas, e fica igual em qualquer caixa de entrada.

Acertar essa última parte é mais difícil do que parece, porque os apps de e-mail aceitam bem menos HTML e CSS que os navegadores. Este gerador monta todos os layouts com tabelas e estilos inline, as técnicas que os clientes de e-mail tratam melhor, para a assinatura sobreviver a colagens e encaminhamentos.

Como fazer sua assinatura de e-mail, passo a passo

1. Preencha seus dados. Nome completo, título, empresa, telefone, e-mail e site. O telefone vira um link de tocar para ligar, e o e-mail um link mailto. As URLs do site e das redes podem ser digitadas sem https://; ele é adicionado para você.
2. Adicione a URL do seu link na bio. Ela aparece como um link em negrito com seta, um único lugar para seu portfólio, página de agendamento e redes sociais.
3. Adicione uma foto ou logo (opcional). Cole uma URL pública de imagem em https em URL da foto ou logo. Ela é usada pelos layouts Foto à esquerda e Foto em cima; sem ela, esses layouts mostram suas iniciais.
4. Adicione perfis sociais: LinkedIn, Instagram, X e YouTube. Os preenchidos viram ícones redondos na sua cor de destaque.
5. Escolha um layout. 13 opções: Minimalista, Clássico, Compacto, Banner, Nome em negrito, Foto à esquerda, Foto em cima, Duas colunas, Monoespaçada, Maiúsculas minimalistas, Fileira de redes, Card com gradiente e Manuscrita. A prévia se atualiza ao vivo.
6. Escolha uma cor de destaque para os links, os ícones e a barra de destaque.
7. Copie. Copiar assinatura coloca o conteúdo formatado na sua área de transferência (com uma alternativa em texto simples), pronto para colar num editor de assinatura. Copiar HTML dá o código puro para apps e ferramentas que pedem HTML.

Como adicionar sua assinatura no Gmail, Outlook e Apple Mail

Os nomes dos menus abaixo estão corretos no momento em que este texto foi escrito; os apps de e-mail mudam as configurações de lugar de vez em quando.

Gmail (web)

1. Clique no ícone de engrenagem e depois em Ver todas as configurações.
2. Na guia Geral, role até Assinatura e clique em Criar nova. Dê um nome a ela.
3. Clique na caixa do editor e cole (Ctrl+V ou Cmd+V).
4. Em Padrões de assinatura, escolha-a para novos e-mails e, se quiser, para respostas e encaminhamentos.
5. Role até o fim e clique em Salvar alterações.

O app do Gmail para celular tem uma configuração própria de assinatura para dispositivos móveis, só em texto simples. Em muitos casos o app usa a assinatura definida na web, mas confira mandando um teste para você mesmo.

Outlook (novo Outlook para Windows e Outlook na web)

1. Abra Configurações (ícone de engrenagem), depois Contas e depois Assinaturas.
2. Clique em Nova assinatura, dê um nome e cole no editor.
3. Escolha-a como padrão para novas mensagens e para respostas/encaminhamentos e clique em Salvar.

Outlook clássico para Windows

1. Vá em Arquivo, Opções, Email e depois Assinaturas.
2. Clique em Novo, dê um nome à assinatura e cole na caixa Editar assinatura.
3. Defina os padrões para novas mensagens e respostas à direita e clique em OK.

No Outlook para Mac, o caminho é Outlook, Configurações, Assinaturas. Se a formatação ficar errada depois de colar em qualquer versão do Outlook, use o Copiar HTML numa ferramenta ou suplemento que aceite assinaturas em HTML.

Apple Mail (Mac)

1. Abra o Mail, depois Ajustes (Preferências em versões mais antigas do macOS) e a aba Assinaturas.
2. Selecione a conta à esquerda e clique em + para adicionar uma assinatura.
3. Desmarque a opção de sempre usar a fonte padrão das mensagens ("Always match my default message font"), senão o Mail muda o estilo do seu texto.
4. Cole na caixa da direita. Escolha a assinatura daquela conta no menu Escolher Assinatura.

No iPhone e no iPad, a assinatura fica em Ajustes, Mail, Assinatura (nos iOS mais novos: Ajustes, Apps, Mail). Ela é feita principalmente para texto simples, então uma versão curta da sua assinatura funciona melhor ali.

Tamanho da assinatura de e-mail e orientações para imagens

Para fazer uma foto quadrada, pequena e no tamanho certo, use o cortador de imagem antes de hospedá-la.

Hospedagem da imagem: o detalhe que a maioria dos guias pula

As assinaturas de e-mail não contêm a imagem em si; elas contêm um link para ela. Toda vez que alguém abre seu e-mail, o app da pessoa carrega a imagem daquela URL. Isso tem consequências:

• A URL precisa ser pública, direta e em https. Ela deve terminar na própria imagem (muitas vezes .jpg ou .png), e não numa página que mostra a imagem. Links de compartilhamento do Google Drive e do Dropbox normalmente apontam para uma página de prévia, então quebram no e-mail.
• A URL precisa ser permanente. Se o arquivo for apagado ou movido, a imagem quebra em todos os e-mails que você já mandou. Hospede no seu próprio site, na URL da imagem do seu link na bio ou do perfil, ou num serviço de imagens estável.
• Alguns destinatários não vão ver. O Outlook para desktop e muitos servidores de e-mail corporativos bloqueiam imagens externas até o leitor permitir. Sua assinatura ainda precisa fazer sentido como texto, e é por isso que todos os layouts daqui mantêm nome e links como texto de verdade.
• Imagens coladas ou incorporadas não são confiáveis. Imagens arrastadas direto para um editor de assinatura às vezes viram anexo em todo e-mail, ou são removidas. Uma URL hospedada é a opção mais previsível.
• O Gmail remove SVG inline. Os ícones sociais são SVG, então quem usa Gmail vê os links sem ícones (os links continuam funcionando).

Exemplos de assinatura de e-mail profissional

• Designer freelancer: layout Foto à esquerda, nome, "Designer de marca e web", site, link na bio para o portfólio, ícones do Instagram e do LinkedIn.
• Corretora de imóveis em Porto Alegre: layout Nome em negrito, telefone primeiro (tocar para ligar faz diferença no celular), nome da imobiliária, link na bio para os imóveis disponíveis.
• Criador que fecha parcerias com marcas: layout Banner, "Parcerias: e-mail", link na bio para o mídia kit, ícones do YouTube e do Instagram.
• Dono de café: layout Compacto numa linha com telefone, site e um link na bio que leva ao cardápio e ao horário de funcionamento.
• Desenvolvedor: layout Monoespaçada com o GitHub como site e o X para novidades.

Boas práticas de assinatura de e-mail e erros a evitar

• Mande um teste para um endereço do Gmail e um do Outlook, e abra no celular, antes de usar com clientes.
• Uma chamada para ação. Um único link na bio funciona melhor que oito links em que ninguém clica.
• Não coloque a assinatura inteira numa imagem. Ela fica invisível quando as imagens são bloqueadas, não dá para tocar e não é lida por leitores de tela.
• Use o formato internacional de telefone (+55 11 98765 4321) para o tocar para ligar funcionar do exterior.
• Dispense citações, textos jurídicos longos e muitas cores. Fique com uma cor de destaque.
• O layout Manuscrita usa a fonte Caveat quando o leitor tem acesso a ela e, quando não, volta para uma fonte cursiva ou serifada, então o nome pode ficar um pouco diferente em algumas caixas de entrada.

Como o gerador trata seus dados

A assinatura é montada no seu navegador e copiada direto para a sua área de transferência. Seu nome, telefone e e-mail não são enviados ao Biolinko nem guardados. As únicas requisições externas são a URL da sua própria foto, que a prévia carrega como qualquer imagem, e a fonte web Caveat quando você escolhe o layout Manuscrita.

Por que um link na bio deve estar na sua assinatura

Sua assinatura tem espaço para um ou dois links antes de ficar poluída. Uma página do Biolinko como biolinko.me/yourname guarda todo o resto: portfólio, agendamento, loja, redes sociais e contato, e você pode atualizá-la sem mexer na assinatura de novo. Junte com um cartão de visita digital para encontros presenciais. Leia o que é link na bio ou crie sua página grátis.